Dokumentvorlagen und sichere Signatur
DOCX-Vorlagen mit CRM-Variablen und Signer-Feldern erstellen, ein Dokument aus einem Deal generieren, prüfen und zur sicheren Signatur senden.
Dokumentvorlagen machen aus CRM-Daten wiederverwendbare Verträge und andere Deal-Dokumente. Eine Vorlage ist eine DOCX-Datei mit bont-Variablen, Produkttabellen und Signer-Platzhaltern. Vom Deal aus wählen Sie die Vorlage, prüfen das generierte Dokument und senden es an die erforderlichen Signer.
Vorlage erstellen
- Einstellungen → App-Einstellungen → Dokumentvorlagen öffnen.
- Vorlagensyntax öffnen und die benötigten Platzhalter in eine DOCX-Datei kopieren.
- Vorlage hochladen wählen, die Vorlage benennen und ihre Sprache auswählen.
Vorlagen müssen gültige .docx-Dateien sein und dürfen maximal 10 MB groß sein.
Vorlagensyntax
- Variablen — Standard- und Custom-Fields aus Deal, Company und Contacts.
- Deal-Line-Items — dynamische Tabelle für Produktname, Preis, Menge und Gesamtbetrag. Eine Beispiel-DOCX steht bereit.
- Feld-Platzhalter — Signatur-, Datum-, Initialen- und Textfelder für einen oder mehrere Signer.
Jeder Signer sollte eigene Platzhalter haben. Entfernte oder geänderte Platzhalter in der DOCX verändern die Felder, die beim Signieren des generierten Dokuments erscheinen.
Dokument aus einem Deal generieren
- Einen Deal öffnen und den Bereich Dokumente suchen.
- Dokument erstellen wählen und eine Vorlage auswählen.
- Das generierte Dokument prüfen, einschließlich zusammengeführter CRM-Werte und Line Items.
- Name und E-Mail jedes Signers eingeben und festlegen, ob die Signierreihenfolge beibehalten oder zufällig ist.
- Dokument senden.
Das generierte Dokument bleibt am Deal angehängt. Halten Sie Signer-Contacts und Deal-Daten aktuell, bevor Sie eine neue Kopie generieren; Änderungen am CRM-Record schreiben ein bereits versendetes Dokument nicht um.