Rollen und Zugriff

Eigene Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen — steuern Sie, welche Seiten, Daten und Aktionen jedes Nutzers Ihrer Organisation nutzen kann.

Jeder Organisation bringt drei Standardrollen mit — Owner, Admin und Nutzer. Wenn diese nicht zu Ihrem Team passen, können Sie unter Einstellungen → Rollen und Zugriff benutzerdefinierte Rollen erstellen: benannte Berechtigungssätze, die Sie pro Organisation anlegen und Nutzern genau wie die Standardrollen zuweisen.

Öffnen

Öffnen Sie das Einstellungen-Zahnrad und wählen Sie Rollen und Zugriff. Der Eintrag erscheint nur, wenn Ihre Rolle Rollen erstellen und bearbeiten darf — standardmäßig Owner und Admins.

Die Rollenliste

Rollen werden als Karten in zwei Bereichen angezeigt:

Standardrollen — Owner, Admin und Nutzer, mit Schloss-Symbol markiert. Sie können eine öffnen, um alles zu sehen, was sie gewährt, aber sie lassen sich nicht bearbeiten oder löschen.
Benutzerdefinierte Rollen — von Ihrer Organisation erstellte Rollen, sortiert nach Umfang des Zugriffs.

Jede Karte zeigt einen Zugriffsmesser mit der Anzahl der Berechtigungen der Rolle („n von 414 Berechtigungen"); per Hover sehen Sie die Aufschlüsselung pro Gruppe. Angezeigt werden nur Berechtigungen für Apps, die Ihre Organisation tatsächlich nutzt.

Rollenvorlagen außerhalb dieser Seite

Manche rollennahen Einstellungen liegen bei der Funktion, zu der sie gehören, statt unter Einstellungen → Rollen. Vertriebsmitarbeitende werden direkt in der Oberfläche verwaltet, eine Vertriebsperson lässt sich also hinzufügen oder neu zuweisen, ohne ein Berechtigungsset von Hand zu bearbeiten.

Vorlagen werden mit neuen Funktionen aktuell gehalten. Die Vorlage Cold Caller enthält zum Beispiel die Berechtigung zum Bearbeiten von Leads, sodass eine Kaltakquise-Person einen Lead direkt aus dem Anruf-Screen aktualisieren kann, ohne dass eine zweite Rolle das zusätzlich erlauben muss.

Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen

Klicken Sie auf Rolle erstellen.
Geben Sie der Rolle einen Namen und wählen Sie eine Basierend-auf-Rolle als Ausgangspunkt — die neue Rolle startet als Kopie deren Zugriffs. Ein Hinweis „Basierend auf …" bleibt an der Rolle und zählt, wie weit sie von der Basis abweicht.
Passen Sie die Berechtigungen an (siehe unten), prüfen und speichern Sie.

Berechtigungen bearbeiten

Berechtigungen sind nach Produktbereich gruppiert. Jede Zeile ist eine Fähigkeit — zum Beispiel „Blacklist" oder „Lead-Recherche-Voreinstellungen" — und bietet bis zu vier Stufen:

Kein Zugriff — die Fähigkeit ist komplett ausgeblendet.
Ansehen — nur lesen.
Arbeiten — im Alltag nutzen, ohne die Konfiguration zu ändern.
Verwalten — volle Kontrolle inklusive Konfiguration.

Nützliche Werkzeuge beim Bearbeiten:

Berechtigungen suchen — filtert die Zeilen; Gruppen ohne Treffer werden abgedunkelt.
App-Auswahl — beschränkt den Editor auf Berechtigungen bestimmter Apps.
Massenzuweisung — einen ganzen Bereich mit einem Klick auf eine Stufe setzen; Zeilen ohne diese Stufe fallen auf die darunterliegende zurück.
Voreinstellungen — Startpunkte per Klick (zum Beispiel Cold Calling in pitch bont), die den Editor auf genau das zurücksetzen, was diese Aufgabe braucht. Eine Voreinstellung ändert nur den Editor — gespeichert wird erst nach der Prüfung.
Feinabstimmung — eine Zeile aufklappen, um einzelne Aktionen umzuschalten. Eine Auswahl, die keiner Stufe exakt entspricht, wird als Benutzerdefiniert gespeichert.

Der Abschnitt Seiten steuert, welche Seiten die Rolle in der Seitenleiste sieht und per URL öffnen kann. Eine ausgeblendete Seite entfernt nur die Seite selbst — was die Rolle andernorts lesen und ändern darf, wird über die Fähigkeiten-Zeilen gesteuert.

Seiten werden einzeln vergeben, sodass unterschiedliche Rollen in unterschiedlichen Teilen der App arbeiten können. Welche Seiten aufgelistet sind, hängt von den Apps Ihrer Organisation ab:

base bont — Posteingang, Kalender, LinkedIn-Posteingang, Pipeline, Kommerzielle Aufträge, Kontakte, Unternehmen, Aktivitäten, Berichte, Insights, Datenintegrität.
pitch bont — Posteingang, Manuelle Kaltanrufe (das Cold-Calling-Board), Kampagnen, Lead-Listen, Lead-Datenbank, Berichte, Kaltanrufe, Warteschlange (Ausgehende Ereignisse).
pure bont — Posteingang, Kalender, Pipeline, Kundenstamm, Kontakte, Unternehmen, Aktivitäten, Berichte, Insights, Prognose, Datenintegrität.
FUNKY bont — Pipeline, Kundenstamm, Insights, Prognose, Datenintegrität.

Die Namen sind die Beschriftungen der Seitenleiste, und eine Seite ist eine Berechtigung, nicht eine pro App: Wird Kontakte vergeben, gilt die Kontaktliste, wo sie auch erscheint. Seiten, die mehrere Apps teilen — Posteingang, Kalender, Kontakte, Unternehmen, Aktivitäten, Pipeline, Berichte, Insights, Prognose, Datenintegrität und Kundenstamm — werden in einem Zug vergeben; der eigene Posteingang von pitch bont und die übrigen Seiten gehören je einer App.

Eine Rolle ohne Seitenberechtigung verliert nicht nur den Eintrag in der Seitenleiste: Wird die URL der Seite direkt geöffnet, erscheint eine „Nicht gefunden"-Seite. Wird beispielsweise Manuelle Kaltanrufe entzogen, bleibt die Vertriebsperson vom Calling-Board ausgeschlossen, während der Rest von pitch bont unverändert bleibt.

Speichern

Änderungen werden nicht direkt gespeichert. Sobald Ihre Auswahl von der gespeicherten Rolle abweicht, zeigt eine Leiste die ungespeicherten Änderungen mit Verwerfen und Änderungen prüfen. Die Prüfung öffnet den Dialog Rollenänderungen bestätigen, der alles unter Zugriff hinzugefügt und Zugriff entfernt auflistet — plus die Zahl der Nutzer, die den neuen Zugriff sofort erhalten. Rolle speichern wendet ihn sofort für alle Inhaber der Rolle an.

Zuweisen und löschen

Benutzerdefinierte Rollen werden unter Einstellungen → Nutzer zugewiesen, genau wie die Standardrollen — siehe Nutzer entfernen oder Rolle ändern.
Eine benutzerdefinierte Rolle löschen Sie über das Mülleimer-Symbol auf ihrer Karte oder auf der Rollenseite. Eine Rolle, die noch Nutzer innehaben, kann nicht gelöscht werden: Der Dialog listet sie auf und verlinkt zur Mitgliederseite, damit Sie diese zuerst umziehen.